Организован документооборот – слажена работа

Чтобы обеспечить слаженную работу любого предприятия должен быть налажен и организован документооборот. Этот аспект работы компании тем важен, что позволяет унифицировать многие процессы и обеспечивает стабильную работу всех отделов. К базовой учетной документации относится номенклатура дел. С ее помощью формируется список дел подлежащих временному или постоянному хранению. В QuickDok рассказали о тонкостях составления этого и других важных документов.

Содержимое этого документа варьируется в зависимости от стандартов, принятых на предприятии. Благодаря нему определяются дела, которые находятся в работе, как в головной организации, так и в структурных единицах. Различают сводные и индивидуальные типы. Первые являются обобщающими и состоят из вторых.

Основу документа составляет таблица, в ней пять столбиков, куда заносятся все сведения о каждом деле отдельно. Графы имеют следующие наименования:

• индекс дела;

• заголовок дела;

• количество единиц хранения;

• время хранения и номер статьи по перечню;

• дополнительная информация.

Форма номенклатуры дел является стандартным документом для предприятий и хранения деловых бумаг.

При заполнении формы вносится индекс дела и его название, информация занимает первые две графы. В третьей представлены сведения о количестве частей, которые подлежат хранению, данные вносятся по окончанию календарного периода. Согласно действующему регламенту, один том или часть не может содержать больше 250 листов. При превышении лимита автоматически заводится новая папка с таким же именем, проставляется порядковый номер дела.

В четвертую графу заносится срок, согласно которому дело подлежит хранению. Оно устанавливается ведомственной, типовой документацией или же определяется уполномоченной комиссией.

В пятой графе номенклатуры дел указываются сопутствующие данные, которые могут содержать сведения о передаче материалов в другие подразделения, необходимости уничтожения или другое.